Dokumenten-Management für den Mittelstand
Die Suche und das Verwalten von Dokumenten ist oft mit erheblichem Aufwand verbunden und kostet Ihr Unternehmen damit Zeit und letztlich Geld. Um diese Abläufe zu optimieren, unterstützen die leistungsstarken Funktionen von Scan and Process Sie bei der täglichen Arbeit. Unsere Softwarelösung hilft Ihnen Dokumente schneller zu finden, diese zu verarbeiten und effizient zu verwalten.
Dokumentensuche
Der IPA-Search ermöglicht die schnelle und einfache Suche von Informationen und Dokumenten im Netzwerk. Nicht nur im Volltext, sondern auch über die Metadaten, Bemerkungen oder den Ordner- bzw. den Dateinamen selbst.
Versehen Sie ihre Dokumente mit nützlichen Zusatzinformationen.
Weisen Sie zum Beispiel jeder gescannten Rechnung das Wort „Eingangsrechnung“ und den Lieferanten zu. So wird das spätere Finden der Dokumente erheblich vereinfacht. Der IPA-Search erkennt sogar Bild-PDFs mittels der optionalen IPA-Server – Texterkennung. So können Sie auch nach diesen Dokumenten suchen. Die Erkennung funktioniert dabei vollautomatisch, ohne notwendigen Benutzereingriff.
Bearbeitung
Der IPA-Search ermöglicht es Ihnen Dokumente einfach und zentral zu bearbeiten.
Arbeiten Sie im Team und weisen Sie Dokumente samt digitaler Notizen Ihren Kollegen zu. So können zum Beispiel gescannte Rechnungen einer Person zur Freigabe zugewiesen und wenn diese erfolgt ist, zur Zahlung an die Buchhaltung übergeben werden.
Verwaltung
Mit dem IPA-Search zum Dokument hinzugefügte Bemerkungen helfen Ihnen und Ihren Kollegen bei der Bearbeitung und Verarbeitung von Informationen. Dabei werden die Zusatzinfos inklusive Autor und Zeitstempel in der Datenbank gespeichert.
Die Dokumente werden nicht verändert. Haben Sie Dokumente mit einer Wiedervorlage versehen, werden Ihnen diese direkt beim Programmstart angezeigt. So vergessen Sie nie wieder Verträge zu verlängern, zu kündigen, oder Rechnungen pünktlich zu zahlen.