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Optimale Einführung der digitalen Akte

Die optimale Einführung der digitalen Akte – 5 erfolgreiche Tipps Ob beruflich oder privat: der Schritt Richtung Digitalisierung begleitet uns nahezu täglich. Nicht zuletzt durch

Ob beruflich oder privat: der Schritt Richtung Digitalisierung begleitet uns nahezu täglich.

Nicht zuletzt durch die Corona-Pandemie wurde der Trend Richtung HomeOffice und mobiles Arbeiten noch verstärkt. Der Schritt Richtung papierloses Büro schreitet voran: Hierzu ist es wichtig, dass nahezu alle Kollegen von verschiedenen Standorten auf relevante Geschäftsunterlagen zugreifen können. Der verstaubte Aktenschrank sowie das Hin und Her fahren von Aktenordnern sollte der Vergangenheit angehören. Ebenso wichtig ist, dass alle Kollegen gemeinsam und parallel im Team an Dokumenten arbeiten können.

Die IPA-Suite, ein Dokumenten-Management-System für kleine und mittelständische Unternehmen beinhaltet alle Funktionen, die Sie für den Schritt Richtung papierloses Büro benötigen. Ein Teil der IPA-Suite ist eben auch die Funktion der digitalen Akte.

Lesen sie nachfolgend 5 wertvolle Tipps für die optimale Einführung der digitalen Akte.

  • Experten hinzuziehen

Die Einführung der digitalen Akte setzt eine umfassende Planung voraus. Neben den technischen Fragen (Server, Sicherheit, geeignete Softwarelösung) sind auch die rechtlichen Aspekte zu betrachten. Suchen Sie sich einen Berater und eine Softwarelösung, die zu ihnen und ihrem Unternehmen passt: Im Besten Fall die IPA-Suite der IT-SCom GmbH.

  • Gute Vorbereitung

Haben Sie sich für die Einführung der digitalen Akte entschieden, so ist es wichtig, optimale Strategien und Prozesse für Ihr Unternehmern zu entwickeln. Für ein optimales Ergebnis sollten Mitarbeiter aus verschieden Abteilungen hinzugezogen werden. Die Frage bzgl. der Sortierung ist hier sehr wichtig. Wird nach Dokumententypen ( Lieferscheine, Angebote, Rechnungen,…) oder doch nach Kunden oder Jahreszahlen sortiert?

  • Interesse der Mitarbeiter Stärken und Akzeptanz schaffen

Zeigen Sie Ihren Mitarbeitern die Vorteile der digitalen Akte. Dadurch steigt die Bereitschaft der optimalen Nutzung und die Einführung wird erleichtert. Bieten Sie Ihren Mitarbeitern gerade zu Beginn ein Training für die optimale Nutzung der Lösung an.

  • Ganzheitliche Pflege

Wichtig ist natürlich die sorgfältige Pflege der digitalen Akte. Für ein einheitliches Arbeiten müssen auch alte bzw. vergangene Dokumenten in Papierform gescannt und digitalisiert werden. Weisen Sie zudem verschiedenen Mitarbeitern aus verschiedenen Abteilungen Zugriffsrechte der einzelnen Akten zu. Deklarieren Sie, welcher Mitarbeiter etwas ändern bzw. löschen darf und sorgen Sie für klare Zuständigkeiten.

  • Gute Suchfunktion

Natürlich sollte die Struktur der digitalen Akte selbsterklärend sein. Nichts desto Trotz ist das wichtigste natürlich, dass jeder Mitarbeiter auch das gewünschte Dokument wiederfindet. Die Herangehensweise für das Suchen von Dokumenten ist dabei unterschiedlich. Optimalerweise besitzt die Softwarelösungen eine Applikation, mit der Sie in allen Dokumenten suchen können (ähnlich der Google-Suche). Andernfalls sollten Sie neben einer logischen Struktur der digitalen Akte auch alle Dokumente indizieren und verschlagworten.

Fazit: Die digitale Akte bringt uns ein Stück weiter Richtung                     papierloses  Büro

Aus diesem Grund ist es wichtig eine frühzeitige und sorgfältige Planung im Vorfeld durchzuführen um am Ende die Zusammenarbeit im Team bestmöglich zu  gestalten.

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Elektronisches Urkundenarchiv

Elektronisches Urkundenarchiv:
IPA-Suite löst alle Scan-Anforderungen

Nach den Rechtsanwälten gehen auch die Notare ein Stück weit Richtung Digitalisierung.

Elektronisches Urkundenarchiv: Notarielle Urkunden zukünftig auch elektronisch.

Dazu hat die Bundesnotarkammer das elektronische Urkundenarchiv für Notare eingerichtet.

Seit dem 01.Januar 2022 muss jede Notarin und jeder Notar ein Urkundenverzeichnis sowie ein Verwahrungsverzeichnis darin führen.

Ab dem 01.07.2022 müssen alle Urkunden elektronisch übermittelt werden: Dafür gibt es gewisse Anforderungen an den gelieferten Scan.

Alle Notarinnen und Notare müssen die Urkunden selber digitalisieren und in das Urkundenarchiv ablegen. Aus diesem Grund machen sich aktuell viele Notare Gedanken über die Umsetzung sowie die Anschaffung eines neuen Scan-Gerätes oder einer dazugehörigen Softwarelösung.

Doch zum Einscannen der Urkunden kann man im Regelfall auf den bestehenden Scanner zurückgreifen. Dabei muss das Scan-System lediglich in der Lage sein, eine unkomprimierte Bilddatei in einer Mindestauflösung von 300dpi, in Farbe, sowie bis zum Format DIN A3, zu erzeugen und zu speichern.

Alle weiteren Schritte sind schnell und unkompliziert und bereits mit der kleinsten Version der IPA-Suite lösbar: Nach dem Scan wandelt die Software das Dokument in das geforderte ISO konforme PDF/A um und legt es an gewünschter Stelle ab. Dies geschieht alles im Hintergrund. Die Urkunde muss im Anschluss nur noch an das Urkundenarchiv übertragen werden.

Die Installation und Einrichtung der Softwarelösung für diese Anforderung dauert dabei weniger als eine Stunde. Entscheidet sich die Notarin oder der Notar für die IPA-Suite, so stehen noch viele weitere Funktionsmöglichkeiten, wie die PDF-Bearbeitung oder das Suchen&Finden durch die Texterkennung, zur Verfügung.

Alle Notare mit einer aktiven IPA-Suite Lizenz inkl. der IPA-Server-Option ab Version 8.x sind bereits perfekt ausgestattet.

Eine Herstellerbescheinigung zum Einsatz der IPA-Suite als Softwarelösung zur Erfüllung aller Anforderungen ist vorhanden und kann jederzeit zugestellt werden.

Weitere Informationen zum elektronischen Urkundearchiv

Notare müssen gewährleisten, dass alle Urkunden dauerhaft rechtsicher verfügbar sind. Die bisher erstellten Urkunden müssen für 100 Jahre in den dafür vorgesehen Stellen verwahrt werden.

Das elektronische Urkundenarchiv bringt die elektronische Verwahrung von Notarurkunden mit sich. Dafür werden die Urkunden gescannt und in das elektronische Urkundearchiv eingestellt. (§53 III BeurkG)

Wichtig: Die elektronische Urkunde ist der in Papierform gleichgestellt.

Urkunden in Papierform müssen dagegen nach dem Übertrag in das elektronische Urkundenarchiv nur noch 30 Jahre verwahrt werden. Die elektronische Urkunde dagegen wird 100 Jahre aufbewahrt. Die Aufbewahrung erfolgt unter Berücksichtigung der höchsten Sicherheitsstandards. Nur der jeweilige Notar hat Zugriff auf die eigens gescannten Urkunden. Die Bundesnotarkammer liefert dabei nur die Software zur Speicherung und gewährleistet die Aufbewahrungspflicht – hat aber keinen Zugriff auf die Urkunden.

Elektronisches Urkundenarchiv: Das sind die Vorteile

  • Zeiterspanis

Direkter Zugriff auf jede Urkunde: Die Übermittlung der Urkunden erfolgt direkt elektronisch (beispielsweise an das Grundbuchamt oder Handelsregister). Ein direkter Ausdruck zur Beglaubigung ist möglich. Das heißt schnelle Verfügbarkeit von Daten, zügige Bereitstellung der Urkunden und somit höhere Mitarbeitereffizienz

  • Platzersparnis

Die Papierurkunden dienen nur noch als “Backup” für die elektronische Verfassung. Somit können sich viele Verwahrstellen zusammen schließen und freigewordene Büroflächen wieder sinnvoller nutzen.

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Scannen nach OneDrive

Mit dem aktuellen Release 8.1 der IPA-Suite können Sie die gescannten Dokumente direkt in Microsoft OneDrive speichern.

Alle Kunden mit aktiver IPA-Suite Lizenz und IPA-Server Option steht die neue Funktion – Scannen nach OneDrive – kostenlos zur Verfügung. Für Neukunden ist die Funktion immer kostenloser Bestandteil des IPA-Server.

Microsoft OneDrive, ehemals Microsoft SkyDrive, ist ein Filehosting-Dienst von Microsoft.

Scannen nach OneDrive
Scannen nach OneDrive

Besonders komfortabel für den Benutzer und sicher für das Unternehmen

Die Ablage von Scans in OneDrive direkt vom Scanner ist für den Benutzer unkomfortabel. Die notwendige Anmeldung im OneDrive am Display des Scanners dauert einige Zeit und auch die Wartezeit auf die endgültige Ablage im OneDrive hält den Benutzer am Scanner auf. Die Speicherung von Zugangsdaten zum Unternehmens-OneDrive auf Drittanbieterseite, wie z.B. einem Portal des Scanneranbieters, ist absolut kritisch.

Mit dem IPA-Server erledigt den Zugriff auf OneDrive der Hintergrunddienst völlig transparent für die Benutzer. Am Gerät selbst scannt der Benutzer lediglich. Keine Anmeldung an OneDrive, keine Wartezeit bis zur Ablage.

Möglich ist dies, weil der IPA-Server selbst eine Berechtigung als Dienst erhält, im Auftrag der Benutzer die gescannten Dokumente im OneDrive zu speichern.

Dazu richtet der Administrator einmalig die Zugriffsrechte im OneDrive ein. Dies geschieht mittels besonders sicherer OAUth2 Registrierung des Dienstes. Es werden keinerlei Zugriffsinformationen auf fremden Servern gespeichert. Ab diesem Moment können die Benutzer völlig transparent direkt nach OneDrive scannen.

Hier finden Sie eine Videoanleitung zur Einrichtung.