Scan and Process IPA-Suite

intelligent. digital. transparent.

Die Digitale Workplace Solution für Ihr Unternehmen

Scannen Sie all Ihr Papier. Der IPA-Server erzeugt rechtssichere und intelligente Dokumente.
Volltextsuche in Ihren Dokumenten. So einfach wie im Internet. Geben Sie einen Suchbegriff ein und wir zeigen Ihnen alle relevanten Dokumente.
Bearbeiten Sie Dokumente im Team. Interne und externe Zusammenarbeit ist mit uns ganz einfach.
Künstliche Intelligenz. Dokumente werden automatisch erkannt und klassifiziert. Dadurch sparen Ihre Benutzer viel Zeit und müssen Dokumente nicht manuell verschlagworten.
Gesetzeskonforme Dokumentensicherheit. Bewahren Sie Dokumente rechtskonform (DSGVO) auf. Mit der IPA-Suite sicher und komfortabel.
Schnittstellen an Ihre Geschäftsanwendung. Binden Sie Ihre Geschäftsanwendungen ganz einfach an die IPA-Suite an.
Follow-Me-Druck inklusive. Die IPA-Suite beinhaltet eine kompletteFollow-Me-Drucklösung. Ihre Benutzer drucken und holen den Druckjob einfach an einem Drucker ab. Dadurch bleiben keine sensiblen Informationen in Druckern liegen.
Mobiles Drucken inklusive. Eine Softwarelösung zum Drucken von beliebigen Mobilgeräten ist in der IPA-Suite inklusive.
Authentifizierung am Multifunktionsdrucker inklusive. Schützen Sie Ihre zentralen Drucksysteme vor unbefugter Nutzung und bieten Sie Ihren Nutzern personalisierte Dienste. Anmeldung per Karte, PIN oder Netzwerkanmeldung.

Digitalisierung – Steuerzentrale

Die Arbeit mit Papierdokumenten kostet Ihr Unternehmen viel Zeit und damit Geld. Die Digitalisierung dieser Papierdokumente ist normalerweise komplex und arbeitsaufwendig. Nicht so mit unserem IPA-Server.

Wir helfen Ihnen direkt in Ihre Geschäftsprozesse zu scannen, die richtigen Informationen aus den Dokumenten zu ziehen und die Dokumente zielgerichtet abzulegen.

Die Vorteile des IPA-Server:

Scannen von Papierdokumenten mit einem beliebigen Scanner.
Automatischer Import aus Ordnern Ihres Netzwerks.
Überwachung von E-Mail-Postfächern und Verarbeitung eingehender E-Mails samt Anlagen.
Fotografieren Sie Belege und verarbeiten Sie diese in Ihren Geschäftsprozessen.

Nach vordefinierten Prozessen werden die Ergebnisdateien an Netzwerkordner oder Ihre Geschäftsanwendungen übergeben. Es werden durchsuchbare PDF- oder PDF/A- Dateien erzeugt. Die im IPA-Server integrierte Texterkennung (OCR) zählt zu den besten und schnellsten auf dem Markt.

Der IPA-Server besticht durch Benutzerfreundlichkeit beim Scannen und
Digitalisieren. Darüber hinaus verhindert er dank der Automatisierung Fehler bei der manuellen Speicherung.

Künstliche Intelligenz

Dokumente erkennen, Daten auslesen, Freigabeprozesse starten.

Täglich erreichen Sie unzählige Dokumente in Form von beispielsweise Rechnungen, Formularen und Lieferscheinen. Die manuellen Arbeitsschritte wie das Vorsortieren von Papierstapeln, oder die Dateneingabe per Hand sind in der Regel sehr zeitintensiv und fehleranfällig. Der IPA-Client ist ein leistungsstarkes Werkzeug für eine automatisierte und präzise Datenerfassung, sowie Dokumentenverarbeitung.

Rechnungsverarbeitung

Die automatisierte Verarbeitung eingehender Rechnungen optimiert einen wichtigen Unternehmensprozess und bietet viel Potential für Kosten- und Zeitersparnis.

Eingangsrechnungen werden automatisiert dem entsprechenden Kreditor zugeordnet, die relevanten Rechnungsdaten werden ausgelesen und bei Bedarf zur Prüfung präsentiert. Die so erfassten Dokumente können an Freigabeprozesse übergeben werden und letztendlich an die weiterverarbeitende Geschäftsanwendung. Der IPA-Client sorgt damit für eine erhöhte Verarbeitungsgeschwindigkeit in der Rechnungsverarbeitung, weniger fehleranfällige manuelle Verarbeitungsschritte und signifikante Einsparpotenziale bei den Unternehmenskosten.

Posteingangsverarbeitung

Optimieren Sie mit unserer Enterprise Capture Plattform Ihre dokumentbasierten Prozesse. Extrahieren Sie Daten aus eingegangenen Dokumenten automatisiert und übergeben Sie diese an nachgelagerte Geschäftsprozesse oder Ablagesysteme.

Mit innovativen Funktionen für die Dokumentenerfassung, einer hervorragenden Texterkennung (OCR), intuitiven und effizienten Validierungsmöglichkeiten, sowie einer unübertroffenen Dokumentenklassifizierung auf Basis der Intelligent Document Recognition (IDR)-Technologie ist der Prozessclient das optimale Werkzeug für die schnelle und strukturierte Dokumentenverarbeitung in Ihrem Unternehmen.

Workflow

Die Anlage von statischen oder dynamischen Arbeitsabfolgen (Workflows) ermöglicht Ihnen die gezielte Übergabe der Dokumente in Ihre Geschäftsprozesse. Die Anlage der Workflows ist einfach und zielorientiert. Durch die Möglichkeit dynamische Workflows definieren zu können, ist diese Funktionalität auch in Kleinstunternehmen nutzbar.

Vollautomatisierte Verarbeitung von Dokumenten

Die Automatisierung in der Rechnungsbearbeitung eröffnet Unternehmen große Potenziale für Kostensenkung und Effizienzsteigerung. Das automatische Erkennen von Rechnungen, das automatisierte Auslesen von benötigten Werten aus der Rechnung, bis hin zur automatischen Bezahlung von Rechnungen.

Ihr digitaler Arbeitsplatz

Dokumenten-Management für den Mittelstand

Die Suche und das Verwalten von Dokumenten ist oft mit erheblichem Aufwand verbunden und kostet Ihr Unternehmen damit Zeit und letztlich Geld. Um diese Abläufe zu optimieren, unterstützen die leistungsstarken Funktionen von Scan and Process Sie bei der täglichen Arbeit. Unsere Softwarelösung hilft Ihnen Dokumente schneller zu finden, diese zu verarbeiten und effizient zu verwalten.

Dokumentensuche

Der IPA-Search ermöglicht die schnelle und einfache Suche von Informationen und Dokumenten im Netzwerk. Nicht nur im Volltext, sondern auch über die Metadaten, Bemerkungen oder den Ordner- bzw. den Dateinamen selbst.

Versehen Sie ihre Dokumente mit nützlichen Zusatzinformationen.

Weisen Sie zum Beispiel jeder gescannten Rechnung das Wort „Eingangsrechnung“ und den Lieferanten zu. So wird das spätere Finden der Dokumente erheblich vereinfacht. Der IPA-Search erkennt sogar Bild-PDFs mittels der optionalen IPA-Server – Texterkennung. So können Sie auch nach diesen Dokumenten suchen. Die Erkennung funktioniert dabei vollautomatisch, ohne notwendigen Benutzereingriff.

Bearbeitung

Der IPA-Search ermöglicht es Ihnen Dokumente einfach und zentral zu bearbeiten.

Arbeiten Sie im Team und weisen Sie Dokumente samt digitaler Notizen Ihren Kollegen zu. So können zum Beispiel gescannte Rechnungen einer Person zur Freigabe zugewiesen und wenn diese erfolgt ist, zur Zahlung an die Buchhaltung übergeben werden.

Verwaltung

Mit dem IPA-Search zum Dokument hinzugefügte Bemerkungen helfen Ihnen und Ihren Kollegen bei der Bearbeitung und Verarbeitung von Informationen. Dabei werden die Zusatzinfos inklusive Autor und Zeitstempel in der Datenbank gespeichert.

Die Dokumente werden nicht verändert. Haben Sie Dokumente mit einer Wiedervorlage versehen, werden Ihnen diese direkt beim Programmstart angezeigt. So vergessen Sie nie wieder Verträge zu verlängern, zu kündigen, oder Rechnungen pünktlich zu zahlen.

PDF-Bearbeitung

IPA-Editor

Das smarteste PDF TOOL

Sie arbeiten mit PDF – Dokumenten

Mit Kollegen oder Kunden zusammen arbeiten. So funktioniert es!

Stellen Sie sich vor, die Unterschriftenmappe auf Ihrem Schreibtisch könnte genau so auch digital funktionieren.

Der Auftraggeber kann Dokumente als PDF zusammenstellen

Das Dokument per Klick einer oder mehrerer Personen digital zur Verfügung stellen

Der Bearbeiter kann das Dokument kommentieren und ergänzen

Der Bearbeiter kann das Dokument unterschreiben und/oder digital signieren

Der Auftraggeber kann jederzeit den Status einsehen

Der Auftraggeber wird nach Abschluss informiert